Успешный человек – это тот, кто успевает – выполнить намеченный план задач, поставить цели на ближайшее будущее, найти наиболее оптимальный способ их достижения, наконец, отдыхать и восстанавливать свою работоспособность. Можно ли успевать ещё больше? Да, если уметь управлять временем.
Название статьи звучит весьма вызывающе, скажете вы. Но разве не желание достигать более высоких целей является основой для развития каждого человека? Разве не умение договариваться со временем служит стимулом к открытию в себе резервов для карьерного развития? Значение такого инструмента карьеры, как тайм-менеджмент, трудно переоценить — о нём и пойдёт речь.
Чего вы хотите на самом деле
Вы так хотели получить повышение, и вот настал момент истины: должность руководителя ниспослана «свыше» и осталось только дать окончательное согласие. Но вы не торопитесь: что-то останавливает вас, задерживает...
Новый уровень ответственности пугает: он обязывает достигать амбициозных целей, бывшие коллеги становятся подчинёнными, надо продумывать, как строить грамотное взаимодействие с ними.
Действительно ли вы мечтали об этой должности и связанных с её получением сложностях? Ответов на эти вопросы пока нет, а время не терпит — должность не будет ждать вас вечно!
Критерии успешности
Говорят, что успешный человек — это тот, кто «успевает»: успевает справляться с намеченным планом задач, успевает поставить цели на ближайшее будущее (как это ни странно звучит, некоторые откладывают планирование на «потом»), успевает найти наиболее оптимальный способ их достижения, успевает, наконец, отдыхать и восстанавливать свою работоспособность.
Действительно, умение грамотно выстроить свой рабочий день, спланировав его должным образом, служит залогом успеха. Вопрос планирования встаёт во главу угла любого занятого человека и является критерием эффективности как для личного роста, так и для выстраивания системы отношений внутри компании.
1. Секреты планирования
Сможете ли вы справиться с тем объёмом задач, которые предъявляет новая должность? Предлагаем простые советы по управлению своим рабочим графиком.
• Планируйте заранее
Функция планирования является основной в работе руководителя и должна быть неотъемлемой частью работы обычного сотрудника. Составляйте план на следующий день в конце предыдущего или утром текущего (когда понятны будущие задачи). Постарайтесь включить в план те задачи, которые на данный момент уже привязаны ко времени: ясно, когда и как их выполнять. Учитывайте всё до мельчайших подробностей, чтобы о них не забыть.
Функция планирования является основной в работе руководителя и должна быть неотъемлемой частью работы обычного сотрудника. Составляйте план на следующий день в конце предыдущего или утром текущего (когда понятны будущие задачи). Постарайтесь включить в план те задачи, которые на данный момент уже привязаны ко времени: ясно, когда и как их выполнять. Учитывайте всё до мельчайших подробностей, чтобы о них не забыть.
• Планируйте гибко
К сожалению, слово «план» у большинства россиян вызывает ассоциации с жёсткой системой, «пятилеткой в четыре года». На самом деле планирование должно быть гибким и учитывать все возможные подвижки в графике работы. Именно поэтому, разбрасывая задачи по сетке времени своего будущего дня, прежде всего выделите жёсткие задачи — т.е. чётко привязанные ко времени действия. Например, провести планёрку — в 10.00, встретиться с клиентом — в 16.00.
К сожалению, слово «план» у большинства россиян вызывает ассоциации с жёсткой системой, «пятилеткой в четыре года». На самом деле планирование должно быть гибким и учитывать все возможные подвижки в графике работы. Именно поэтому, разбрасывая задачи по сетке времени своего будущего дня, прежде всего выделите жёсткие задачи — т.е. чётко привязанные ко времени действия. Например, провести планёрку — в 10.00, встретиться с клиентом — в 16.00.Определив для себя такие ограничения своего рабочего временного ресурса, далее необходимо выписать все гибкие задачи — т.е. не имеющих временной привязки. Выделив из них наиболее приоритетные (исходя из целей на сегодняшний день), пометьте, сколько времени в среднем займёт у вас их выполнение: 2 часа, 15 минут и т.д.
Следующий важный шаг — распределение этих задач на сетке времени текущего дня (если вы это делаете в ежедневнике — на его странице, если в электронном виде, например в Outlook, — в разделе «Календарь»).
Вы спросите, почему важно выделять на них время и распределять в графике? В момент фиксации вы осознанно принимаете решение, что именно эти приоритетные задачи вы выполняете сегодня, а от остальных отказываетесь или сделаете их по остаточному принципу. Мозг освобождается от необходимости через каждый час задумываться над тем, что делать дальше, а в конце дня у вас появится чувство удовлетворённости от проделанной полезной работы.
• Оставляйте резервы
Не забывайте оставлять в плане дня резерв времени: помните, что наиболее реалистичным планирование будет тогда, когда вы забюджетируете (термин тайм-менеджмента, обозначающий «выделение времени») весь восьмичасовой рабочий день не более чем на 60%! Только при таком раскладе вы можете быть уверены, что справитесь с поступающим потоком новой информации.
Не забывайте оставлять в плане дня резерв времени: помните, что наиболее реалистичным планирование будет тогда, когда вы забюджетируете (термин тайм-менеджмента, обозначающий «выделение времени») весь восьмичасовой рабочий день не более чем на 60%! Только при таком раскладе вы можете быть уверены, что справитесь с поступающим потоком новой информации.
Ваш процесс выделения приоритетных задач и бюджетирования времени на их выполнение может выглядеть следующим образом.
Пример №1: планирование дня
2. Расстановка приоритетов
Как уже говорилось выше, из всего списка дел необходимо выделить наиболее приоритетные. Именно этот деликатный вопрос вводит людей в состояние медитации из-за его сложности и суровой реальности. Расстановка приоритетов — это «вопрос не столько логического анализа, сколько смелости», говорил известный гуру менеджмента Питер Друкер. И он был прав в отношении психологического восприятия людьми своей работы: многие привыкли выполнять задачи в порядке поступления, не задумываясь о приоритетности выполнения каждой из них.
Если вы работаете в компании, необходимо создать корпоративное понимание приоритетности:
• что такое «важная» и «срочная» задача?
• несколько важен результат выполнения задачи для компании?
• кем была поставлена задача?
• что такое «важная» и «срочная» задача?
• несколько важен результат выполнения задачи для компании?
• кем была поставлена задача?
О личных техниках выделения приоритетности здесь упоминать не будем, поскольку речь идёт о карьерном росте, где на первый план встают корпоративные цели.
3. Удобство записи
Не менее важным для карьериста является умение грамотно выразить свои мысли не только вслух, но и на бумаге или в электронном виде. Представьте себе, что большинство проблем внутри компании возникает из-за нечёткой постановки задач, отсутствия грамотного оформления поручений и итогов совещаний, неумения управлять проектами и информацией наглядным образом. Рассмотрим данные вопросы с двух позиций.
• Личный обзор задач
Держать всё в голове невозможно, а пользоваться принципом материализации в тайм-менеджменте удобно и логично: чтобы вы ничего не забывали, не упускали из виду ни малейших идей, не искали подолгу нужную информацию, вам необходимо иметь удобный инструмент фиксации. Как говорит основатель школы тайм-менеджмента в России, Глеб Архангельский, «десять стикеров на рабочем столе, пять галочек в голове, три красных ленточки на руке — это не план дня». Таким инструментом обзора может быть ежедневник, удобные доски планирования на стене или электронная программа. Старайтесь записывать все задачи, внося их в единый список дел, а также фиксировать приходящие мысли в «творческую картотеку».
Держать всё в голове невозможно, а пользоваться принципом материализации в тайм-менеджменте удобно и логично: чтобы вы ничего не забывали, не упускали из виду ни малейших идей, не искали подолгу нужную информацию, вам необходимо иметь удобный инструмент фиксации. Как говорит основатель школы тайм-менеджмента в России, Глеб Архангельский, «десять стикеров на рабочем столе, пять галочек в голове, три красных ленточки на руке — это не план дня». Таким инструментом обзора может быть ежедневник, удобные доски планирования на стене или электронная программа. Старайтесь записывать все задачи, внося их в единый список дел, а также фиксировать приходящие мысли в «творческую картотеку».
• Корпоративное управление
Когда существует желание оптимизировать работу внутри компании, то важно понимать, с каким объёмом информации имеет дело руководитель (вы ведь на эту должность претендуете?) и какие инструменты помогут ему быстро с ней справляться: контролировать, анализировать, оценивать.
Существует направление в рамках тайм-менеджмента, которое нацелено на технологии визуализации информации (задач, проектов, идей) — майнд-менеджмент. Благодаря созданию и использованию интеллект-карт появились возможности быстро создавать понятные схемы (особенно это важно в проектном менеджменте, стратегическом управлении), легко осуществлять анализ по разным критериям. Время восприятия информации сокращается в несколько раз, и как отмечают люди, освоившие метод визуализации, «время подведения итогов сократилось на 95%».
Когда существует желание оптимизировать работу внутри компании, то важно понимать, с каким объёмом информации имеет дело руководитель (вы ведь на эту должность претендуете?) и какие инструменты помогут ему быстро с ней справляться: контролировать, анализировать, оценивать.
Существует направление в рамках тайм-менеджмента, которое нацелено на технологии визуализации информации (задач, проектов, идей) — майнд-менеджмент. Благодаря созданию и использованию интеллект-карт появились возможности быстро создавать понятные схемы (особенно это важно в проектном менеджменте, стратегическом управлении), легко осуществлять анализ по разным критериям. Время восприятия информации сокращается в несколько раз, и как отмечают люди, освоившие метод визуализации, «время подведения итогов сократилось на 95%».
Пример №2: интеллект-карта
В данном материале были рассмотрены только некоторые из аспектов, которые помогут вам достигать поставленных целей и занимать более высокие позиции. Очень многое влияет на наше восприятие системы управления собой и компанией, однако есть нерушимые принципы тайм-менеджмента, которые служат основой вашей уверенности в себе. Кстати, уверенность также служит основанием утверждать, что вы успешный человек.
Чтобы узнать о способах повышения своей эффективности, присоединяйтесь к сообществу тайм-менеджмента.
Комментариев нет:
Отправить комментарий