Знакомая многим ситуация: увлечённо пролистывая очередную книгу, призванную упорядочить дела, время и, в конце концов, жизнь, мы с разочарованием видим уже знакомые «важно и срочно», «съешьте лягушку», «как заставить себя работать». Всё это уже не раз прочитано, осознано и … не работает. Рутина, даже загнанная в строгие рамки графика ежедневных подвигов, остаётся скучной и малопривлекательной для немедленного исполнения. Есть ли альтернатива?
Предлагаем две нестандартные системы тайм-менеджмента, преследующие его классические задачи, но использующие другие механизмы самомотивации. Вероятно, людей, относящих себя к свободолюбивым творческим натурам, порадует позитивный опыт использования этих систем художниками, писателями и дизайнерами, традиционно считающимися неспособными к жизни «по графику».
Муза и чудовище
«Муза и чудовище: как организовать творческий труд» – так называется книга дизайнера и иллюстратора Яны ФРАНК, женщины, пережившей тяжелую болезнь и прошедшей путь от полного хаоса до четкой системы организации своего времени. Яна предлагает пользоваться издаваемыми ей ежедневниками или писать прямо в книгах, в которых она оставляет специальные страницы, но такой ежедневник легко сделать самостоятельно, нас же интересуют базовые принципы ее системы.
Для приведения своих дел в порядок без излишнего напряжения предлагается выполнить ряд действий. Сначала надо понять, на что уходит ваше время, для чего необходимо в течение трех-четырех дней записывать, что именно вы делали и как долго, с точностью до 15-30 минут. Уже на этом этапе многих поджидают сюрпризы и знакомство с собственными «пожирателями времени».
Далее необходимо выделить перечень повторяющихся действий, «рутин», записать их единым списком, а потом разбить по периодичности исполнения (например, цветы вы поливаете каждый день, в бассейн ходите дважды в неделю, а к стоматологу – раз в полгода). В рутину превращается также любое относительно простое действие, повторяемое ежедневно на протяжении 20-30 дней, такие действия начинают выполняться на «автопилоте», отнимая все меньше времени и сил. Полезно отдельно составить и «список мелочей» (покупка хлеба, звонок друзьям) и по мере выполнения вписывать его заново в план дел на сегодня.
Большинство творческих людей сталкиваются с боязнью «чистого листа», и для предупреждения проблемы предлагается сначала записать возникшую идею, и, если при ближайшем рассмотрении она не утратила привлекательности, выделить на нее конкретный отрезок времени. По мере приближения к заранее выделенному времени вы будете автоматически настраиваться на выполнение определенных действий, и с гораздо большей вероятностью, чем любители внезапного вдохновения, потратите его с пользой.
Автор системы выделяет особый список «Ненавижу!» – дела, от выполнения которых мы всячески отлыниваем. Составив такой список, нужно проанализировать причину, по которой происходит задержка исполнения и внутреннее сопротивление делу. Чаще всего причина кроется в плохих условиях, сопутствующих выполнению задачи: неудобное кресло, неорганизованный документооборот, дальние расстояния до цели. По мере анализа и исправления ситуации в вашем списке будет все меньше ненавистных дел, а время, затрачиваемое на их выполнение, здорово сократится.
В жизни каждого человека есть «великие идеи» и планы, которые он хотел бы реализовать, но не знает, когда именно и чем конкретно заниматься. Для этого предлагается серьезно подумать и выбрать максимум четыре актуальных и серьезных цели. К каждой из них нужно написать последовательность действий, ваш стратегический план, ведущий к цели. При затруднении поможет метод «от противного»: сначала представьте готовый результат, затем подумайте, какие шаги необходимы для его получения. Наконец, составив все необходимые списки, важно выработать рабочий ритм 45/15: 45 минут вы сосредоточенно работаете, 15 минут отдыхаете, в том числе выполняя заранее записанные на сегодня «рутины» и «мелочи».
В результате у вас должны появиться: четыре отдельно записанные глобальные цели, на которые вы тратите время в первую очередь ежедневно, списки рутин и мелочей, частично переносимые в ежедневный план работы (по мере необходимости), список ненавистных дел (работу с которым придется вести до максимально возможного снижения внутреннего сопротивления) и список идей, которые можно обдумать и реализовать в свободное время. Привыкнув к такому ведению записей и работая в режиме 45/15, вы сможете существенно повысить свою производительность, даже если заняты написанием картин и фантастических рассказов, при этом не забыв про мелкие поручения и обязанности и не тратя нервы в ожидании выполнения неприятных заданий.
Автофокус
Система «Автофокус» специалиста по тайм-менеджменту Марка ФОРСТЕРА работает за счет сочетания рационального и интуитивного начал человеческого мозга. Сторонники системы отмечают, что в ней отсутствуют предпосылки для откладывания дел «в долгий ящик» и сопротивления их выполнению. Система позволяет фокусироваться на самом важном, в результате вы работаете быстрее и эффективнее в каждый момент времени. Для работы с системой нужны лишь блокнот и ручка.
Вы, не задумываясь, выписываете в столбик все дела, которые считаете необходимым сделать, не более 25 на страницу. Написанное не оценивайте критически (получается свободный список, в котором могут сочетаться, например, прогулка с собакой и оформление крупного кредита). Как только ваша фантазия иссякает, начинается постраничная обработка списка. Быстро прочитайте получившийся на первой странице список, по-прежнему не оценивая его. После этого пройдитесь по пунктам еще раз, медленно и прислушиваясь к своим ощущениям. Как только какой-то пункт выделится из общего списка, приступайте к его выполнению. Этот момент называется «сердцем системы».
Вы должны чувствовать облегчение при виде задачи. Доказано: то дело, на котором вы остановили выбор таким образом, выполняется с большей мотивацией и меньшим напряжением. Но не пытайтесь при этом рационально расставлять приоритеты – это уничтожит преимущества интуитивного выбора. Работайте над выбранным пунктом столько, сколько сочтете нужным. После выполнения вычеркните задачу или добавьте в конец списка, если работа с ней еще не закончена.
Продолжайте работать на той же странице. Не переходите к следующей до тех пор, пока не увидите всю страницу целиком без выделяющихся задач. Перейдите к следующей странице и повторите всю процедуру с ней. Как только вы закончите с последней страницей, переходите к первой, содержащей незаконченные задачи.
Если вы перешли к странице и при первом просмотре не нашли пункт, который вы бы выделили – вычеркните все оставшиеся задачи без переписывания их в конец списка. Выделите «отмененные» задачи маркером. В этот момент система избавляется от пунктов, которые вы внесли без оценок, и которые на самом деле не должны выполняться вовсе и не нуждаются в вашем внимании. Если вы все же решите внести отмененные пункты снова, лучше переформулировать их или разбить на подзадачи.
Нетрудно заметить, что здесь работает принцип «любое дело становится легким при наличии более сложного» – сначала мы выбираем те задачи, которые нам импонируют, не вызывают чувств разочарования и усталости. После таких легких и приятных задач мы готовы перейти к более сложным, но они уже не кажутся непосильными.
Важно помнить, что при наличии неотложных дел их следует выполнять немедленно. Также не следует использовать принципы системы для дел, выполнение которых привязано к конкретному времени.
В мире существует множество систем управления временем, ни одна из которых не может быть признана идеальной, однако пример других людей может помочь вам как сэкономить время, так и создать свою уникальную систему тайм-менеджмента.
Елена ТИХОНОВА, JOB.RU
Смотрите так же Куда утекает время или как эффективно планировать свою работу
Интенсив по графическому дизайну
К сожалению, слово «план» у большинства россиян вызывает ассоциации с жёсткой системой, «пятилеткой в четыре года». На самом деле планирование должно быть гибким и учитывать все возможные подвижки в графике работы. Именно поэтому, разбрасывая задачи по сетке времени своего будущего дня, прежде всего выделите жёсткие задачи — т.е. чётко привязанные ко времени действия. Например, провести планёрку — в 10.00, встретиться с клиентом — в 16.00.
